airfocus

Entwicklung eines neuen Tools für bessere Priorisierung und Roadmaps.

Zusammenfassung

Zusammen mit zwei Freunden habe ich an einem Projekt gearbeitet, welches das Setzen von Prioritäten einfach und unterhaltsam machen sollte. Ich habe das gesamte anfängliche UX- und UI-Design für das Projekt übernommen und war zudem maßgeblich an den allgemeinen Produktentscheidungen beteiligt. Später entwickelte sich dieses Projekt zu einem echten Unternehmen und einem ausgereiften Produkt. Bis heute bin ich weiterhin als UX-Designer und Berater daran beteiligt.

Hintergrund

Die Priorisierung ist ein zentraler Aspekt des Produktmanagements. Von übergeordneten Roadmaps bis hin zu einzelnen User-Stories müssen Produktverantwortliche regelmäßig und sorgfältig Prioritäten setzen. Wie sich herausstellt, ist das gar nicht so einfach.

Während unserer Arbeit im Produktmanagement stellten ein Kollege und ich fest, dass es sehr schwierig ist, die richtigen Prioritäten zu setzen. Obwohl wir viele verschiedene Tools und Ansätze ausprobiert haben, ist es knifflig und umständlich.

Ein typisches Beispiel: Alle Produktverantwortlichen sitzen zusammen, besprechen aktuelle Projekte und versuchen, diese anhand verschiedener Faktoren und Kriterien zu priorisieren. All diese Informationen werden in einer Tabellenkalkulation erfasst und später in eine Business-Matrix umgewandelt.

Nun, da du ein ansprechendes Dokument mit vielen Informationen hast, möchtest du es gerne mit den Beteiligten teilen. Die Dateien werden herumgeschickt, zusammen mit langen E-Mails, in denen erklärt wird, wie alles funktioniert.

Einen Monat später kommt ein neues Projekt herein. Bei der Besprechung mit dem Team weist jemand darauf hin, dass du nun die Matrix aktualisieren solltest, um den Änderungen Rechnung zu tragen. Zurück zur Tabelle: Auch dort müssen mehrere Kriterien angepasst werden.

Uns ist aufgefallen, dass zwar die anfängliche Einrichtung und Erstellung solcher Dokumente erledigt wird, die ständige Aktualisierung und Weitergabe jedoch ein Albtraum ist. Meistens wird der Aufwand dafür als nicht lohnenswert angesehen, einfach weil es sehr mühsam ist (und seien wir ehrlich: Niemand mag große Tabellenkalkulationen).

Wir alle legen jedoch Wert auf eine sinnvolle Priorisierung und wissen, wie wichtig sie für die Gesamtstrategie ist. Deshalb haben wir uns gefragt: Gibt es vielleicht einen einfacheren Weg, dies zu bewerkstelligen?

Ausgangssituation und Ziele

Als wir uns zum ersten Mal zusammensetzten, haben wir alles zusammengetragen, was uns bei unseren letzten Versuchen, eine Business-Matrix und ähnliche Dokumente zu erstellen und zu pflegen, aufgefallen war. Hier sind einige Beispiele:

• Die Pflege ist sehr schwierig, da es nur wenige Personen gibt, die die Berechnungen im Hintergrund verstehen und die Tabelle aktualisieren können, ohne sie dabei zu beschädigen.
• Die Matrix lässt sich nur schwer weitergeben. Die Pflege einer einzigen Datei auf dem Server erfordert, dass sich die Beteiligten aktiv damit befassen, und das Versenden von E-Mails mit Aktualisierungen ist lästig, insbesondere wenn diese zu Nachfragen und E-Mail-Diskussionen führen.
• Wenn man die Matrix präsentieren möchte, muss man die gesamte Tabelle anzeigen. Das ist auf einem Tablet so gut wie unmöglich. Außerdem sieht es nicht besonders gut aus.
• Die Matrix wirkt in unserem Prozess irgendwie „ausgegrenzt“, da sie nicht mit den anderen Tools verbunden ist, die wir für die Entwicklung nutzen, wie Jira und GitHub. Änderungen, die auf einer der beiden Seiten vorgenommen werden, werden nicht automatisch auf der anderen Seite übernommen.

Nach diesen Gesprächen haben wir nach alternativen Tools gesucht, die speziell für solche Aufgaben ausgelegt sind. Wir haben zwar einige gefunden, aber keines davon hat wirklich unsere Erwartungen erfüllt. Entweder waren sie sehr unattraktiv und veraltet oder es handelte sich lediglich um eine einfache, eindimensionale Liste.

Wir kamen zu dem Schluss, dass es ein interessantes Nebenprojekt wäre, ein Tool zu entwickeln, das diese Probleme behebt. Eine benutzerfreundliche, ansprechend gestaltete Anwendung, mit der man schnell eine sinnvolle Priorisierung vornehmen kann.

Die Zielgruppe

Die Hauptzielgruppe wären Produktmanager, Projektmanager, Product Owner und alle anderen, die Produkte oder Projekte planen und umsetzen. Wir gingen davon aus, dass ein solches Tool auch von Führungskräften oder Mitarbeitern aus Vertrieb und Marketing genutzt werden könnte, aber da wir versuchten, unser eigenes Problem zu lösen, konzentrierten wir uns hauptsächlich auf Produktverantwortliche.

Erste Ideen

Ich begann damit, den unserer Meinung nach einfachsten User-Flow zu skizzieren, der für die Erstellung einer geeigneten Business-Matrix erforderlich war. Warum eine Matrix? Wir kamen schnell zu dem Schluss, dass es für ein MVP ausreichen würde, mit einer einzigen Art von Priorisierungsdokument zu beginnen. Wir entschieden uns für die Business-Matrix, da sie für eine Vielzahl von Projekten und Prozessen eingesetzt werden kann. Sie schien der allgemeinste Ausgangspunkt zu sein, und wir hatten damit die meiste Erfahrung.

Auf der Grundlage dieses Flows habe ich Skizzen für die verschiedenen Screens erstellt, um herauszufinden, wie diese aussehen könnten.

Im Grunde haben wir uns vorgestellt, dass sich die Nutzer anmelden, ein neues Projekt erstellen (oder ein bestehendes auswählen) und dann sofort die Matrix sehen (entweder mit ihren eigenen Inhalten oder mit Beispielen). Neben der Matrix könnten sie auf eine Tabellenansicht mit den Elementen, Faktoren und Kriterien zugreifen. In dieser Ansicht könnten sie auch Änderungen vornehmen, neue Elemente hinzufügen und diese bewerten.

Die Matrix würde diese Änderungen dann widerspiegeln und die Gesamtpriorität jedes Elements visuell darstellen. Aufgrund der Beschaffenheit der Business-Matrix gibt es drei Dimensionen (x-Achse, y-Achse und Blasengröße).

Zu guter Letzt gäbe es eine Einstellungsansicht, in der Nutzer die Gewichtung der Kriterien ändern und Kriterien hinzufügen oder entfernen könnten, um die Matrix an ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen (beispielsweise benötigt man nicht immer ein Kriterium für den Aufwand). Wir würden Standardwerte bereitstellen, um den Nutzern einen guten Einstieg zu ermöglichen, doch unserer eigenen Erfahrung nach wäre es notwendig, diese anzupassen.

Nachdem die ersten Entwürfe vorlagen, begannen wir mit der Entwicklung eines funktionsfähigen Prototypen. Dabei stießen wir natürlich auf einige Mängel und erkannten Verbesserungsmöglichkeiten. Noch während die erste Version in der Entwicklung war, begann ich bereits, einige Aspekte zu verfeinern, damit wir während der Entwicklung problemlos Kurskorrekturen vornehmen konnten.

Außerdem habe ich begonnen, an einer einfachen Landingpage zu arbeiten, vor allem, um das visuelle Design auszuprobieren. Zu Beginn diente die Seite lediglich dazu, potenzielle Nutzer und Interessierte über ein einfaches E-Mail-Formular zu gewinnen.

Als die erste funktionsfähige Version fertig war, wurde uns klar, dass es für die Nutzer einfacher wäre, wenn wir das Projektkonzept ganz aufgeben und die Nutzer einfach nur in Dokumenten arbeiten lassen würden (zuvor konnte man mehrere Dokumente als Teil eines Projekts haben).

Außerdem habe ich einen ersten konkreten visuellen Entwurf für unser MVP erstellt.

Gewonnene Erkenntnisse

Es macht zwar viel Spaß, gemeinsam mit Freunden an einem eigenen Projekt zu arbeiten, aber es ist auch sehr anstrengend. Wenn man nach der Arbeit nach Hause kommt, ist die Versuchung groß, den Abend lieber auf der Couch statt am Laptop zu verbringen, und am Wochenende hat man vielleicht nicht immer Lust, noch zusätzlich zu arbeiten.

Andererseits zeigt das Projekt, wie wichtig es ist, die richtigen Leute einzubeziehen. Ein Full-Stack-Entwickler reicht möglicherweise schon aus (zumindest am Anfang), um eine funktionierende Lösung zu liefern. Eine klare Fokussierung des Projektumfangs ermöglicht schnelle Iterationen.

Dank moderner Tools für die Zusammenarbeit wie GitHub, Slack und Zeplin haben wir uns sehr schnell eingearbeitet. Brainstormings und Diskussionen funktionieren zwar nach wie vor am besten persönlich, aber vieles lässt sich problemlos remote erledigen.

Andererseits kann es immer noch schwierig sein, alle unter einen Hut zu bringen und aufeinander abzustimmen, und ich könnte mir vorstellen, dass sich das umso mehr verschlimmert, je mehr Leute mitarbeiten. Zu dritt ist das noch machbar, aber ich bezweifle, dass sich das gut skalieren lässt.

Zusammenfassung

Ich war bis zum Verkauf an Lucid als Berater und externer Designer beteiligt und airfocus ist nach wie vor aktiv und erfolgreich. Schau doch einfach mal selbst unter airfocus.com vorbei!